文件管理办法

一总述

本文件负责指导北京雪豹科技公益校级际联合总社及下属各组织、各学校社团参与雪豹科技公益社团工作期间所使用相关文件和资料的管理，以确保雪豹科技公益社各级组织管理规范。本文件在雪豹科技公益社总章程指导下展开，如有冲突，以雪豹科技公益社总章程内容为先，修改本文件内容。

二文件资料类型

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1.志愿时长登记文件

该类文件用于汇总各志愿服务项目组、各学校社团以及总社各部门开展相关活动以及社团工作期间为志愿者和社团成员登记志愿北京服务时长和助残志愿市场的相关文件，如需申请时长，均需填写相关对应文件。

2.1.1《雪豹科技公益活动登记表》：凡各志愿服务项目组开展志愿服务项目或学校社团、总社部门开展相关公益活动均需填写活动登记表并上交。

2.1.2《雪豹科技公益工作时长申请表》：凡学校社团或总社部门相关社团成员完成社团工作需申请时长，均需有学校社团社长或部门负责人填写工作时长申请表并上交。

2.1.3《助残志愿者申请表》：凡第一次参与“曙光计划”相关活动志愿者，需在项目负责人指导下填写助残志愿者申请表并上交。

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2.社团人员名单

该类文件用于统计总社及各部门、各学校社团成员信息，进行社团管理。

2.2.1雪豹科技公益社团成员名单：凡雪豹科技公益社学校社团完成本学年度招新或社团成员大幅度更新后均需填写该文件并上交总社；凡新一届北京雪豹科技公益校际联合总社成立，均需汇总各学校社团名单及总社名单并留存。

2.2.2北京雪豹科技公益校际联合总社各部门名单：凡新一届北京雪豹科技公益校际联合总社成立或总社招新完成，均需由各部门部长汇总本部人员名单并上交总社长。

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3.申请文件

2.3.1《雪豹科技公益学校社团申请表》：凡此前未成立雪豹科技公益社的学校新成立雪豹科技公益社均需先填写本文件并上交总社，经由总社审批后通过即视为学校社团成立。

2.3.2《雪豹科技公益志愿项目申请表》：凡此前未进行过的雪豹科技公益志愿服务项目组新成立均需由项目组负责人填写本文件并上交总社和志愿服务队，经由双方审批后通过视为项目成立。

2.3.3《雪豹科技公益项目资金申请表》：凡所开展项目或活动需使用北京雪豹科技公益校际联合总社公共资金的需填写此文件交由总社，经由总社审批后通过可向组织部获取相应资金。

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4.工作总结文件

该类文件包含雪豹科技公益学生负责人工作总结、北京雪豹科技公益校际联合总社负责人工作总结、雪豹科技公益各学校社团工作总结和各志愿服务项目组工作总结。文件均需统一整理留存。

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5.资料类型文件

该类文件包含但不限于雪豹科技公益社社团活动策划案及具体开展期间产生的全部文件资料、北京雪豹科技公益校际联合总社总社宣传部的所有图文、影像、文字宣传资料等、北京雪豹科技公益校际联合总社科创部的所有课程资料等。

三文件管理归属

上述所有文件按照产生方式和作用机制分配和北京雪豹科技公益校际联合总社社长及工作部门按照职能进行分类整理和留存。

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1.组织部

3.1.1组织部负责保管文件：

雪豹科技公益社团成员名单；

北京雪豹科技公益校际联合总社各部门成员名单；

雪豹科技公益学校社团申请表；

雪豹科技公益项目资金申请表；

全部工作总结类型文件；

3.1.2组织部需监督并指导其余各部门开展文件管理和资料留存工作，总社换届期间，需由原任组织部部长宇新任组织部部长共同检查北京雪豹科技公益校际联合总社当前所留存的全部资料文件。

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2.志愿者部（雪豹科技志愿服务队）

雪豹科技公益活动登记表；

雪豹科技公益工作时长申请表；

助残志愿者申请表；

雪豹科技公益志愿项目申请表；

雪豹科技公益志愿服务项目开展期间产生的全部文件资料；

本部及各志愿服务项目组工作总结类型文件；

本部人员名单；

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3.资料类型文件

3.3.1科创部负责保管文件：

科创部自主设计所有课程资料；

科创部自主设计所有项目资料；

本部工作总结类型文件；

本部人员名单；

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4.宣传部

3.4.1宣传部负责保管文件：

雪豹科技公益社活动、社团工作、志愿服务项目开展期间产生的全部图片、视频等影像资料；

雪豹青少年科技

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